Blog 3: Mentale Arbeit – Judith Schmitz

Weg mit den mentalen Überstunden?!

Mit den Gedanken zu viel bei der Arbeit und ständig abgelenkt? Im Kopf werden schon die nächsten Mails formuliert oder die Auseinandersetzung mit einer Kollegin nochmals durchlebt? Und gleichzeitig möchte der Partner aber gerne von seinem Tag erzählen oder die Kinder haben Fragen zu den Schularbeiten und Sie bekommen es einfach nicht mit? Fühlt es sich so an, als wenn Ihr Kopf nie Feierabend macht, sondern ständig auf der Arbeit bleibt? Wenn dieser Zustand über einen längeren Zeitraum anhält, führt dies zu Unzufriedenheit, Gereiztheit und Dauerstress. Denn wer so viel Zeit auch mental mit der Arbeit verbringt, bekommt von den anderen Bereichen des Lebens nicht mehr viel mit. Das schlechte Gewissen wird zum Dauerbegleiter und wenn wir Sätze hören wie „Du hörst mir ja gar nicht zu“ oder „Papa, ich hab dich jetzt schon dreimal gefragt!“, fahren wir schnell aus der Haut – denn wir wissen, dass der andere eigentlich recht hat. Diese ständige mentale Belastung, auch Mental Load genannt, führt schnell dazu, dass wir überhaupt nicht mehr Abschalten können, uns ausgepowert fühlen und schlecht schlafen. Über kurz oder lang droht dann ein Abrutschen ins Burnout.*

Dieser Artikel befasst sich nun damit, wie wir lernen, unsere „mentale Arbeitszeit“ einzuschränken und somit wieder mehr Entspannung und Freude in unser Leben bringen.

Gründe für die dauerhafte gedankliche Beschäftigung mit der Arbeit:

Der erste Schritt ist, wie in dem Artikel „Abschalten trotz ständiger digitaler Erreichbarkeit“ beschrieben, die mentale Arbeitszeit in einem Arbeitstagebuch zu erfassen. So können Sie für sich selbst genau feststellen, zu welcher Zeit Sie mental bei der Arbeit waren. Ferner wird in dem Arbeitstagebuch erfasst, wie Sie sich dabei gefühlt haben – hat Sie die gedankliche Beschäftigung mit der Arbeit gestört oder war es in dem Moment ok für Sie? Wenn Sie durch diese Methode festgestellt haben, dass Sie mit Ihrer mentalen Arbeitszeit unzufrieden sind, stimmen Sie sicherlich einer der folgenden Aussagen zu:

Weil ich gedanklich bei der Arbeit bin, kann ich den aktuellen Moment nicht genießen und bin ständig abgelenkt.
Wenn ich an die Arbeit denke, fühle ich mich gestresst.
Weil ich so viel an die Arbeit denke, kann ich nicht mehr abschalten. Die Arbeit verfolgt mich bis in den Schlaf.
Die Gedanken an die Arbeit bringen mich nicht weiter. Sie drehen sich immer nur um Probleme, ich finde aber keine konstruktiven Lösungen

Die Gründe, warum Sie so viel Zeit gedanklich mit der Arbeit verbringen, können vielfältig sein:

Sie haben viel Stress auf der Arbeit, weil Sie zu viele Aufgaben für Ihre begrenzte Arbeitszeit haben
Sie sind auf der Arbeit verschiedenen Konflikten mit Kolleg*innen oder Vorgesetzten ausgesetzt
Sie haben Angst um Ihre Arbeitsstelle
Sie versuchen, alle Aufgaben perfekt zu erledigen und brauchen dadurch viel länger als eigentlich vorgesehen
Sie arbeiten in einem Arbeitsumfeld mit starkem Konkurrenzkampf

Sicherlich gibt es noch viele andere Gründe, warum Sie gedanklich viel Zeit mit der Arbeit verbringen. Wenn Sie diese gerne genauer betrachten möchten, stehe ich Ihnen gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung. In diesem Artikel möchten wir uns aber – unabhängig von den Gründen für die mentalen Überstunden – anschauen, wie Sie besser damit umgehen und so entspannter und zufriedener Ihren Alltag meistern können.

Was kann ich tun?

Genau wie in dem Artikel zum Thema aktive Arbeitszeit bereits festgestellt gilt auch für die mentale Arbeitszeit derselbe Grundsatz: Tu immer nur eine Sache gleichzeitig! Dies ist der Grundsatz, der allen anderen Veränderungen zugrunde liegen muss. Das „Tun“ in diesem Satz schließt auch die Gedanken mit ein. Erweitert würde der Satz dann lauten: Tu und denk immer nur eine Sache gleichzeitig. Das bedeutet beispielsweise, dass ich…

nicht überlege, wie ich meinem Chef beibringe, dass Kunde XY unser Produkt nicht kaufen möchte, während ich grade mit meinem Partner / meiner Partnerin das nächste Wochenende plane.
mich vollkommen auf die Kinder konzentriere, wenn ich ihnen bei den Hausaufgaben helfe. Der Streit mit der Kollegin hat dann in meinen Gedanken nichts zu suchen.
im Bett liegend vor dem Schlafengehen nicht die Schichtpläne für die nächste Woche im Kopf nochmal durchgehen und überlegen, wo ich noch Änderungen einbauen könnte.

Diese Liste ließe sich noch ewig fortsetzen und das übrigens nicht nur mit Beispielen von der Arbeit, sondern auch aus anderen Lebensbereichen.

Auf dem Grundsatz des Single-Taskings (im Gegensatz zum Multitasking, dass Sie aktuell betreiben) lassen sich nun einige weiterführende Anregungen und Tipps zum Thema mentale Arbeitszeit aufbauen. Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ich zeige hier die Verbesserungsvorschläge auf, die sich aus meiner privaten und professionellen Erfahrung heraus als besonders hilfreich erwiesen haben.

1. Genau hinschauen – worüber denke ich denn nach?

Der erste Schritt ist, wie so oft, das genaue Hinschauen: Wälze ich mich vor dem Schlafengehen im Bett herum, weil mir der Streit mit der Kollegin nicht aus dem Kopf geht oder liegt es daran, dass die Präsentation für den nächsten Tag nicht fertig ist? Sind es also Arbeitsaufgaben, die ich mit einem besseren Zeitmanagement während meiner aktiven Arbeitszeit in den Griff bekomme? Hier kann mein Blog-Artikel zur Aktiven Arbeitszeit Anregungen liefern.

Sind es aber eher Konflikte auf der Arbeit, die sich immer wieder in meine Gedanken schleichen oder (grade bei der Arbeit mit Menschen) persönliche Schicksale, die mir den Schlaf rauben, so hilft auch eine besser Organisation der Arbeitszeit nicht weiter. Bei Teamkonflikten kann ein klärendes Gespräch helfen, damit Ihnen das Problem nicht mehr im Kopf herumgeht. Aber nicht jeder Konflikt lässt sich einfach auflösen und nicht jedem Schüler kann, beispielsweise in Lehrberufen, bei seinen persönlichen Problemen geholfen werden. Hier ist Abgrenzung notwendig. Die folgenden Anregungen können bei dieser mentalen Abgrenzung helfen. Oft hilft aber auch ein Gespräch, in dem auf Ihre individuelle Situation eingegangen wird und bei dem auf Sie angepasste Strategien zu einem besseren Umgang mit den psychischen Belastungen der Arbeit entwickelt werden. Melden Sie sich hierfür gerne bei mir.

2.Zeitmanagement – auch für mentale Aufgaben

Wenn die mentale Arbeit zu viel Raum auch in der Freizeit einnimmt, in der Sie sich eigentlich mit ihrer Familie oder Ihren Hobbys beschäftigen möchten, kann ein Zeitmanagementsystem helfen. Sitzen wir während unserer Arbeitszeit am Schreibtisch oder beginnen unsere Schicht beispielsweise in einer Pflegeeinrichtung, planen wir die Aufgaben des (Arbeits-)Tages auch in Zeitfenster ein. Wir wissen, wann wir welche Aufgabe zu erledigen haben. Wenn Sie nun merken, dass Sie grade viel im Kopf haben und auch außerhalb der Arbeitszeit nochmal Zeit brauchen, um sich mental mit der Arbeit (sei es mit Arbeitsaufträgen oder mit sozialen Anliegen) zu beschäftigen, dann planen Sie aktiv in Ihrem Tagesablauf die entsprechenden Zeitfenster ein. Das können 30 Minuten vor dem Abendessen sein oder das Zeitfenster, dass Sie sowieso überbrücken, weil Sie Ihr Kind zum Sport gefahren haben und es nachher wieder abholen müssen. Und dann setzen Sie sich, ganz nach dem Grundsatz des Single-Taskings – hin und denken über Ihre Arbeitsthemen nach. Hierbei sollten Sie möglichst nicht durch andere Eindrücke gestört werden.

3.Schubladensystem im Kopf

Haben Sie in Ihrem Alltag Zeitfenster für die mentale Arbeit eingebaut, so kann zusätzlich ein mentales „Schubladensystem“ helfen. Denn wenn sich doch außerhalb Ihrer eingeplanten mentalen Arbeitszeit Gedanken an die Arbeit in Ihren Kopf schleichen, können Sie sie getrost wegschieben und in Ihrer Vorstellung in die Schublade in Ihrem Kopf stecken. Wenn dann Ihr Zeitfenster für die mentale Arbeitszeit gekommen ist, öffnen Sie die Schublade und lassen den Gedanken an bzw. über die Arbeit freien Lauf. Schubladen können Sie natürlich auch für andere Lebensbereiche einrichten und so Ihre Gedanken steuern.

4. Zur Unterstützung: Notizen zwischendurch sind erlaubt

Sicherlich gibt es auch mal Situationen, wo Ihnen z.B. beim Kaffeekochen einfällt, dass Sie unbedingt noch eine Änderung im Dienstplan für die nächste Woche machen oder Ihren Urlaub einreichen müssen. Dann sind Notizen zur Unterstützung natürlich erlaubt. Denn dieser Gedanke wird Sie sonst den Rest des Tages quälen. Notizen können entweder digital im Handy gemacht werden oder ganz klassisch auf Post-Its oder in einem Notizbuch. Wichtig ist nur: Sie sollten die Notizen dann so ablegen, dass Sie sie erst dann wiedersehen, wenn Sie sich die Zeit dafür nehmen wollen. Außerdem sollte es sich nur um eine Erinnerung handeln. Nach dem Aufschreiben schieben Sie das Thema wieder in seine Schublade zurück.

5.Mentale Entspannungspausen einlegen – den Kopf frei kriegen

Trotz mentalem Zeitmanagement und Schubladensystem ist unser Kopf einfach manchmal zu voll. Um sich zu sortieren und wieder klar denken zu können, helfen mentale Entspannungspausen. Dadurch wird der Kopf einmal leergefegt und Sie können sich danach wieder besser konzentrieren und auf das Wesentliche fokussieren.

Wie eine solche mentale Entspannungspause aussieht, ist von Person zu Person unterschiedlich. Manche mögen gerne eine kurze Phantasiereise oder Meditation, andere gehen eine Runde spazieren oder treiben Sport. Haben Sie für all das keine Zeit, ist eine sehr effektive kurze Übung: Konzentrieren Sie sich nur auf Ihren Atem, nehmen Sie wahr, wie er in Ihren Bauch hineinfließt und ihn aufbläht. Dann fließt der Atem wieder hinaus, der Bauch entspannt sich. Wiederholen Sie das zehnmal und Sie werden merken, dass Ihre Gedanken sich beruhigen.

6. In bestimmten Situation einfach auch mal akzeptieren, wie es ist, und genau hinschauen, was mich da so belastet.

Wenn Sie merken, dass alle vorausgegangenen Tipps und Anregungen Ihnen nicht helfen und Sie trotzdem ständig an die Arbeit denken, dann sollten Sie achtsam hinschauen, was Sie da so belastet. Ein Gespräch mit einem Außenstehenden kann helfen, Ihre Situation besser einzuordnen und sich Ihrer speziellen Herausforderungen bewusst zu werden. Melden Sie sich hierzu gerne bei mir – wir können dieses Gespräch persönlich oder auch online führen.

Umsetzung im Alltag

Wenn Sie diese Tipps und Anregungen in Ihren Alltag einbauen möchten, dann ist es wichtig, zunächst den Grundsatz „Tu immer nur eine Sache gleichzeitig!“ zu berücksichtigen. Beginnen Sie mit dem ersten Schritt und schauen Sie sich Ihren Gedanken an die Arbeit außerhalb der Arbeitszeit genauer an. Vielleicht entfällt ein Teil Ihrer mentalen Arbeit bereits durch ein besseres Zeitmanagement in der aktiven Arbeitszeit oder durch ein klärendes Gespräch. Erst im nächsten Schritt etablieren Sie das Zeitmanagement- und das Schubladensystem für die mentale Arbeit. Und seien Sie dabei immer achtsam mit sich selbst.

Wenn Sie sich mehr Unterstützung als nur diesen Artikel wünschen oder die Arbeit gar nicht Ihr Hauptthema ist, sondern Ihre Gedanken eher um andere Herausforderungen in Ihrem Leben kreisen, die Sie belasten, stehe ich Ihnen gerne für ein individuelles Gespräch zu Verfügung. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme unter kontakt@beratung-schmitz.de oder 01575 44 24 173 und auf unser Gespräch.

* Die mentale Überbelastung muss nicht unbedingt nur mit der (bezahlten) Arbeit zu tun haben. Sie kann auch durch eine herausfordernde private Situation entstehen.

Judith Schmitz - Ihre Psychologische Beraterin im Kreis Heinsberg