Blog 3: Aktive Arbeitszeit

Wie verbessere ich die Zufriedenheit mit der aktiven Arbeitszeit?

In meinem letzten Blogartikel habe ich erläutert, wie anhand eines Arbeitstagebuchs die tatsächliche Arbeitszeit identifiziert werden kann – wobei sowohl die aktive Arbeitszeit, also die Zeit, in der wir uns physisch mit der Arbeit beschäftigen, als auch die mentale Arbeitszeit, in der wir „nur“ gedanklich bei der Arbeit sind und aktiv etwas anderes tun, berücksichtigt wurden (als Arbeit wird in diesem Artikel die Tätigkeit als Arbeitnehmer oder Selbständiger bezeichnet). Diese Methode zeigt Potenzial für eine Verbesserung unseres Wohlbefindens auf – nämlich immer dann, wenn wir mit einer oder beiden Arbeitszeiten unzufrieden sind. Dieser Artikel beschäftigt sich mit der aktiven oder physischen Arbeitszeit und liefert Anreize und Ideen, wie die aktive Arbeitszeit reduziert werden kann. Oft können diese Ideen in den Alltag eingebaut werden und so bereits für mehr Zufriedenheit sorgen. Allerdings ist jeder (Arbeits-)Alltag einzigartig. Daher lohnt es sich, genau hinzugucken und in einem Gespräche Ihre spezielle Situation anzuschauen. Hierfür bin ich gerne für Sie da – vor Ort, draußen in der Natur oder auch Online (LINK KONTAKT)

Gründe für Unzufriedenheit mit der aktiven Arbeitszeit

Es gibt verschiedene Gründe, mit der aktiven Arbeitszeit unzufrieden zu sein. Allgemein lässt sich diese Unzufriedenheit in drei Kategorien einteilen:

Kategorie 1: Ich verbringe deutlich mehr Zeit aktiv mit der Arbeit als ich möchte (im Büro oder abends im Homeoffice). Für diese Extrastunden werde ich nicht angemessen bezahlt und vielleicht werden sie auf der Arbeit auch nicht wertgeschätzt.
Kategorie 2: Ich bin gestresst, wenn ich mich aktiv mit der Arbeit beschäftige, weil ich eigentlich etwas anderes machen möchte oder müsste.
Kategorie 3: Ich bin während meiner aktiven Arbeitszeit gestresst, weil die Vielzahl der Aufgaben in meiner Arbeitszeit nicht zu schaffen ist und/oder meine Kompetenz stark übersteigt.

Die erste Kategorie bedeutet, grob vereinfacht, dass ich zu viele Überstunden mache. Ich verbringe also mehr Zeit mit der Arbeit als in meinem Arbeitsvertrag vereinbart ist. Und ganz wichtig dabei ist: Das stört mich! Es gibt Menschen, die stören diese Extrastunden nicht und sie leisten sie gerne. Dann müssen sie an dieser Situation auch erstmal nichts ändern. Aber wenn diese Extrastunden mich stören, dann ist es Zeit, etwas zu ändern!

In der zweiten Kategorie geht es darum, dass ich in der Regel zwar nur die vertraglich festgehaltene Stundenzahl arbeite, ich aber eigentlich keine Zeit für meine Arbeit habe. Denn außerhalb der Arbeitszeit habe ich so viele weitere Aufgaben – beispielsweise für meine Familie, zu pflegende Angehörige, Ehrenämter oder einen Hausbau – dass ich mich während der Arbeitszeit ständig gestresst fühle und mich gar nicht auf meine eigentliche Arbeit, für die ich von meinem Arbeitgeber oder meinen Kunden bezahlt werde, konzentrieren kann.

In die dritte Kategorie fallen Menschen, die durch ihre Arbeit als solche gestresst sind, weil sie entweder zu viele oder kompetenzüberschreitende Aufgaben haben. In beiden Fällen arbeiten sie unter starkem Zeit- und Leistungsdruck und befinden sich im Dauerstress. Dieser erhöhte Stresspegel kann auf Dauer die Leistungsfähigkeit mindern und führt zum Ausbrennen (dies gilt übrigens genauso für die erste und zweite Kategorie).

Was kann ich tun?

Wenn Sie anhand des Arbeitstagebuchs identifiziert haben, woher Ihre Unzufriedenheit mit der aktiven Arbeitszeit kommt, sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Denn oft eröffnet schon die reine Identifikation des Problems Raum für Veränderung. Nichtsdestotrotz möchte ich hier nun ein paar Anregungen geben, wie Sie Ihre Zufriedenheit mit ihrer aktiven Arbeitszeit verbessern – und hierdurch ihr Wohlbefinden im Allgemeinen.

Wenn Sie sich bereits ein wenig mit dem Thema Arbeitszeit und Stressreduktion beschäftigt haben, kennen Sie sicherlich Tipps wie „Pausen einbauen“ und „Priorisieren der Aufgaben“. Vielleicht haben Sie auch schon versucht, kleine Veränderungen in Ihren Arbeitsalltag einzubauen und dann haben sich doch alte Gewohnheiten wieder eingeschlichen? Das ist normal und passiert uns allen. Denn Menschen sind Gewohnheitstiere und jede Gewohnheit erfüllt immer einen Zweck für uns, den wir aber oft nicht als solchen erkennen. Auf diesen Aspekt werde ich in einem weiteren Artikel näher eingehen.

Was können Sie also noch tun, wenn Sie Ihre aktive Arbeitszeit stört?

Aus meiner eigenen Erfahrung sowohl privat als auch bei der Arbeit mit meinen Klient*innen habe ich eine Basisregel abgeleitet: Tu immer nur eine Sache gleichzeitig! Dies ist für mich der Grundsatz, der allen weiteren Veränderungen zugrunde liegen muss. Und nur dann, wenn ich mich an diesen Grundsatz halte, kann ich erfolgreich andere Veränderungen angehen. Denn Multitasking erfüllt das Ziel, produktiver zu sein und mehr zu schaffen nicht. Ganz im Gegenteil: Es sorgt für mehr Stress und im Endeffekt werden wir unproduktiver. Gleichzeitig nehmen wir das, was wir grade tun, gar nicht mehr richtig war. Daher sollte der Grundsatz lauten: Immer nur eine Aufgabe gleichzeitig erledigen, sei es im Privaten oder auf der Arbeit.*

Mit diesem Grundsatz im Hinterkopf können wir uns nun einige allgemeingültige Tipps für mehr Zufriedenheit mit der aktiven Arbeitszeit anschauen. Diese Liste mit Verbesserungsvorschlägen erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ich zeige hier die Verbesserungsvorschläge auf, die sich aus meiner privaten und professionellen Erfahrung heraus als besonders hilfreich erwiesen haben.

Kategorie 1: Zu viele Überstunden

Zunächst stellt sich die grundsätzliche Frage: Woher kommen die vielen Überstunden? Je nachdem, wie die Antwort darauf lautet, können unterschiedliche Ansätze helfen, die Mehrarbeit zu reduzieren.

1. Ich lege zu viel Wert auf eine perfekte Aufgabenerledigung und brauche deswegen deutlich länger als eigentlich vorgesehen.

Dann sorgt vermutlich ihr Streben nach Perfektion dafür, dass Sie auch nach Feierabend nochmal den Laptop rausholen, um eine Präsentation nachzubearbeiten. Hier hilft es, sich das Pareto-Prinzip vor Augen zu halten: 80 % der Aufgaben lassen sich in 20 % der Zeit erfüllen. Für die letzten 20 % braucht man aber 80 % der der Zeit. Das bedeutet im Klartext, dass ich eine ausreichend gute Präsentation in kurzer Zeit, vermutlich innerhalb meiner regulären Arbeitszeit, erstellen kann. Um sie aber perfekt zu machen, brauche ich zusätzlich die Extrastunden nach Feierabend. Nun müssen Sie sich, um bei unserem Beispiel mit der Präsentation zu bleiben, folgende Fragen stellen:

Reicht eine gute Präsentation aus oder muss sie perfekt sein? (Sicherlich kommt es immer auf die Adressaten an und manchmal ist gut nicht ausreichend)
Was opfere ich dafür, um die Präsentation perfekt zu machen? Ist es die Zeit mit meinem Partner / meiner Partnerin oder das gemeinsame Abendessen mit meiner Familie?
Ist es mir das wert? Und wird es von anderen auch so wertgeschätzt?

Je nachdem, wie Ihre Antworten auf die Fragen ausfallen, planen Sie am besten schon im Vorfeld Zeitfenster für bestimmte Aufgaben ein und setzen sich realistische Ziele, die Sie innerhalb dieses Zeitfensters erreichen können.

2. Ich möchte alles selbst machen und kann nicht delegieren.

Wenn Ihre Mitarbeiter*innen die Aufgaben erledigen, sind die Ergebnisse nie so, wie wenn Sie es selbst machen? Oder Sie möchten Ihren Kolleg*innen die Extraarbeit nicht aufbürden und machen Sie daher lieber selbst? Das geht so lange gut, bis Ihnen selbst die Arbeit über den Kopf wächst und Sie Fehler machen oder unter der Arbeitslast zusammenbrechen.

Hier hilft es, angelehnt an das Prinzip des ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower, Aufgaben in 4 Quadranten einzuteilen:

den Kopf wächst und Sie Fehler machen oder unter der Arbeitslast zusammenbrechen.

In diesem Fall sind die C-Aufgaben entscheidend: Diese sind nicht so wichtig, dass Sie sie selbst erledigen müssen. Sie können sie an ihre Kolleg*innen abgeben oder an Mitarbeiter*innen delegieren. Seien Sie präzise in dem, was Sie sich als Ergebnis wünschen und sprechen Sie klare Termine für die Fertigstellung ab. Das beruhigt Sie und schafft für den/die Gegenüber einen klaren Rahmen. Gelingt die Delegation, werden Sie künftig vermutlich immer mehr Aufgaben bei den C-Aufgaben einordnen können und so Ihre Arbeitszeit reduzieren.

3. Ich lasse mich auf der Arbeit zu stark ablenken und schaffe deswegen meine Aufgaben nicht in der dafür vorgesehenen Zeit.

In Zeiten ständiger digitaler Erreichbarkeit kann es passieren, dass uns die sozialen Medien wie z.B. Instagram oder TikTok oder auch Newsfeeds mit aktuellen politischen Geschehnissen stark von unseren eigentlichen Aufgabe ablenken (Das gilt übrigens nicht nur während der Arbeitszeit). Wir werden aus Tätigkeiten herausgerissen, weil das Smartphone vibriert, oder die eingehenden E-Mails stören unseren Gedankenfluss. Um diese Ablenkung zu vermeiden und so fokussiert und konzentriert zu arbeiten, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Denn wenn wir uns konzentrieren, erledigen wir unsere Aufgaben schneller und können Extraarbeitsstunden vermeiden:

Am einfachsten wäre es, die digitalen Endgeräte während der Arbeitszeit auszuschalten. Aber das ist leider für die wenigsten unter uns eine realistische Option. Es hilft aber schon, die Geräte auf stumm zu schalten. Müssen Sie beispielsweise für die Schule Ihres Kindes unbedingt erreichbar sein, könnten sie diese Nummer priorisieren, so dass bei einem Anruf das Handy doch klingelt, auch wenn es generell im Stumm-Modus ist.
Eine weitere Möglichkeit ist, bestimmte Zeitfenster zu definieren, zu denen Handykonsum erlaubt ist: Beispielsweise können Sie sich alle 2 Stunden 10 Minuten für Whatsapp-Nachrichten oder das Lesen von Newsfeeds einräumen. Hier eignen sich längere Abstände (2-3 Stunden) und dann größere Zeitfenster (10-15 Minuten) besser als 5 Minuten Handykonsum jede Stunde, da diese meistens überzogen werden.
Für Menschen, die hauptsächlich am Computer arbeiten gibt es die Möglichkeit, die E-Mail-Erreichbarkeit und Ablenkungen durch Teams oder ähnliche Messenger einzuschränken. Die meisten Programme lassen sich so einrichten, dass Mails beispielsweise nur einmal in der Stunde oder manuell abgerufen werden. Automatische Benachrichtigungen bei Messengerdiensten lassen sich ausschalten. So entscheiden Sie selbst, wann Sie mit anderen kommunizieren und wann Sie konzentriert arbeiten möchten.

Solche kleinen Veränderungen in der digitalen Erreichbarkeit während der Arbeitszeit sorgen häufig schon für ein effizienteres Arbeiten und können die Arbeit nach Feierabend deutlich reduzieren.

Kategorie 2: Zu viele Aufgaben neben der Arbeit

Neben der bezahlten Arbeit als Arbeitnehmer*in oder als Selbständige*r haben wir oft noch andere Lebensbereiche, die unsere Aufmerksamkeit fordern – manchmal mehr, als uns recht ist. Es kann sich hierbei um eine zeitlich begrenzte Situation handeln, beispielsweise wegen eines Krankheitsfalls in der Familie, oder um eine langfristige Herausforderung, wie die dauerhafte Pflege eines Angehörigen, die Familie oder wichtige Ehrenämter. Wenn durch die Vielzahl an Aufgaben und Verpflichtungen neben der Arbeit Unzufriedenheit entsteht, gibt es verschiedene Ansätze, um die Situation zu verbessern und so für mehr Wohlbefinden zu sorgen:

1. Zeitmanagement mit klaren Zeitfenstern

Ein erster wichtiger Schritt ist, die unterschiedlichen Bereiche oder Aufgabenfelder mental voneinander zu trennen. Hierbei ist es wichtig, dass jeder einzelne Bereich ausreichend Aufmerksamkeit und Zeit bekommt, denn ansonsten drängt sich der Bereich, der nicht genug Aufmerksamkeit bekommt, immer wieder in Ihre Gedanken, auch wenn Sie gerade etwas anderes tun. Zunächst einmal müssen Sie sich Ihrer verschiedenen Verpflichtungen bewusst werden. Hier hilft eine kleine Übersichtskarte, in der Sie alle Lebensbereiche ohne Wertung eintragen. Achten Sie darauf, auch die Zeit für sich selbst und Ihre Hobbys nicht zu vergessen.

Im nächsten Schritt ermitteln Sie dann die tägliche oder wöchentliche Zeit, die Sie für jeden Bereich benötigen.

Schließlich können Sie auf Tages- oder Wochenbasis Zeitfenster für jeden Bereich einräumen. Wenn Sie beispielsweise neben Ihrer Arbeitnehmertätigkeit auch noch ehrenamtlich für das Deutschen Roten Kreuz die Kleiderspende koordinieren, könnten Sie sich täglich eine Stunde (z.B. von 17-18 Uhr) dafür einteilen. Wenn sich Ihr Ehrenamt dann trotzdem noch während der Arbeitszeit in Ihre Gedanken schleicht, schieben Sie es sanft zur Seite und sagen Sie ihm, dass Sie um 17 Uhr Zeit dafür haben. In den meisten Fällen wird dieses Abschweifen bald nicht mehr vorkommen, da Sie sich daran gewöhnen, in dem vorgesehenen Zeitfenster diesem Lebensbereich die Aufmerksamkeit zu schenken, die er benötigt.

2. Delegieren und Reduzieren

Manchmal stellt sich aber beim Erstellen der Übersichtskarte heraus, dass Sie zu viele Tätigkeitsbereiche haben, um Sie in Ihrem Tag, der auch nur 24 Stunden hat, unterzubringen. Wenn dies der Fall ist, können Sie Aufgaben Delegieren oder Reduzieren. Hierzu können Sie die Bereiche aus Ihrer Übersichtskarte in eine Matrix einteilen, ähnlich wie beim Eisenhower Prinzip: Bewährt hat sich eine Bewertung nach folgenden Kategorien:

Wenn Sie Ihre Tätigkeiten bewertet haben und die Bereiche A und C identifiziert haben, wissen Sie vermutlich schon, was der nächste logische Schritt ist: geben Sie Tätigkeiten aus dem Bereich A an andere ab. Tätigkeiten aus dem Bereich C sollten Sie komplett aufgeben, um mehr Zeit für die Bereiche B und D zu haben.

3. Temporäre oder dauerhafte Reduktion der Arbeitszeit

Hilft weder ein effizientes Zeitmanagement noch können Tätigkeitsbereiche reduziert oder delegiert werden, dann kann es nötig sein, die Arbeitszeit temporär oder dauerhaft zu reduzieren und somit Aufgabenbereiche auf der Arbeit abzugeben. Denn wer sich langfristig in verschiedenen Lebensbereichen übernimmt, dem droht ein Burnout. Daher kann es die bessere Option sein, eine gewisse Zeit in Teilzeit zu arbeiten und auf Urlaube oder sonstige nicht unbedingt notwendige Ausgaben zu verzichten und stattdessen in die eigene Gesundheit und Zufriedenheit zu investieren. Bei Menschen, die sich diese Arbeitszeitreduktion finanziell nicht leisten können, bietet sich ein individuelles Gespräch an, um weitere Möglichkeiten bezogen auf Ihre spezielle Situation auszuloten. Melden Sie sich hierzu gerne bei mir.

Kategorie 3: Zu viele / Schwierige Aufgaben auf der Arbeit

Häufig machen wir Überstunden weil wir einfach zu viel zu tun haben oder weil Aufgaben unsere fachliche Kompetenz übersteigt. Dies sorgt auf Dauer für erheblichen Stress und kann zum Burnout führen. Hier gibt es häufig zwei Hauptgründe, warum wir so viel zu tun haben:

1. Es fehlt eine konkrete Stellenbeschreibung

Häufig sorgt eine unzureichende Stellen- und Aufgabenbeschreibung dafür, dass uns zu viele Aufgaben zugewiesen werden, die möglicherweise auch noch unsere Kompetenz übersteigen. Wir versuchen, die Aufgaben trotzdem zu erledigen und laufen so über kurz oder lang Gefahr, uns zu übernehmen und ins Burnout zu rutschen.

Ein erster wichtiger Schritt ist hier, sich einen Überblick über alle Aufgaben und die Zeit, die ihre Erledigung in Anspruch nimmt, zu verschaffen. Hier zeigt sich sehr eindeutig, wie viel Extrazeit über die eigentlich vereinbarte Arbeitszeit hinaus für die Aufgabenerledigung benötigt wird.

Mit solch einer Tabelle in der Hinterhand ist ein Gespräch mit dem/der Vorgesetzten deutlich leichter zu führen. Bestandteil des Gesprächs sollte dann die Forderung nach einer klaren Stellenbeschreibung sein, die den eigenen Kompetenzen und der vertraglichen Arbeitszeit entspricht. Dann fällt es Ihnen auch leichter, Aufgaben abzulehnen, die nicht in Ihren Aufgabenbereich gehören.

2. Das NEIN-Sagen fällt schwer

Tatsächlich ist es meist leichter, JA zu sagen, als NEIN. Aber das ständige JA-Sagen sorgt langfristig für Stress und Unzufriedenheit. Daher ist es wichtig, auch mal NEIN zu sagen, um sich selbst zu schützen. Ein gut formuliertes NEIN kommt oft besser an, als ein halbherziges JA. Denn wer immer JA sagt und dann aber den daraus resultierenden Verpflichtungen nicht nachkommen kann, wird als unzuverlässig und wenig vertrauensvoll angesehen. Wer aber auch mal Aufgaben ablehnt und gute Alternativen anbietet, gilt als glaubwürdig und kompetent. Ein NEIN muss nicht hart als NEIN formuliert werden, sondern kann mit einer ehrlichen Begründung oder einem Alternativvorschlag wertschätzend und positiv beim Empfänger ankommen. Beispiele hierfür sind**:

Wertschätzendes Ablehnen: „Ich danke dir für dein Vertrauen, dass du mir diese Aufgabe übergeben möchtest. Dennoch muss ich dich bitten, sie an jemanden anderen zu übergeben, weil ich sie aufgrund meiner anderen Aufgaben nicht mehr zufriedenstellend erledigen kann“.
Zeitliche Alternativen: „Nein, heute schaffe ich es nicht, weil ich noch ABC erledigen muss. Wenn es Ihnen bis morgen reicht, kümmere ich mich morgen darum.“
Priorisierung erfragen: „Wenn ich diese Aufgabe jetzt annehmen, würde ich ABC erst morgen erledigen. Wäre das in Ordnung?“
Raum zum Nachdenken schaffen: „Ich brauche ein paar Minuten, um zu überlegen, ob ich diese Aufgabe noch einbauen kann. Ich melde mich gleich bei Ihnen dazu zurück.“

Nein-Sagen will gelernt sein. Üben Sie es in unverfänglichen Situationen im Privatleben oder vor dem Spiegel. Denn ein wertschätzendes NEIN In der richtigen Situation kann Stress und Überstunden deutlich reduzieren.

Umsetzung im Alltag

Wenn Sie bei dieser Auflistung denken: „Hört sich alles gut an, aber wo soll ich bloß anfangen?“, dann rate ich Ihnen, dass Sie sich an das Grundprinzip erinnern: Immer nur eine Sache gleichzeitig tun. Versuchen Sie zunächst, diesen Grundsatz in Ihren (Arbeits-)Alltag zu übernehmen – verbannen Sie das Multitasking und konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Aufgabe.

Wenn Sie es geschafft haben, dieses Grundprinzip zu verinnerlichen, können Sie sich an konkrete Veränderungen in Ihrem Alltag wagen. Hier hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

1. Identifizieren Sie die Ideen und Anregungen, die zu Ihrer Situation passen.

2. Stellen Sie für jede einzelne Veränderung folgendes vor:

– Sie setzen diese Veränderung jetzt grade um: Wie fühlt es sich an? Fühlt es sich gut und stimmig an oder regt sich Widerstand?

– Nun haben Sie die Veränderung bereits umgesetzt, wie geht es Ihnen damit?

3. Wählen Sie nun die Veränderung aus, bei der Sie sowohl bei der Umsetzung als auch beim Ergebnis das beste Gefühl hatten. Dies ist der Vorschlag, den Sie am einfachsten und mit dem größten Erfolg nachhaltig in Ihrem Leben umsetzen können.

Diese Vorgehensweise können Sie nach einer erfolgreichen Umsetzungder ersten Verbesserung wiederholen, bis sich nachhaltig eine höhere Zufriedenheit mit der aktiven Arbeitszeit eingestellt hat. Wenn Sie mir von Ihren Erfahrungen mit dieser Methode berichten möchten, oder Anmerkungen und Anregungen haben, schreiben Sie mir gerne an kontakt@beratung-schmitz.de.

Wenn Sie sich mehr Unterstützung als nur diesen Artikel wünschen, stehe ich Ihnen gerne für ein individuelles Gespräch zu Verfügung. Oft können in diesem Gespräch auch Ursachen für die Unzufriedenheit mit der Arbeit geklärt werden, die vielleicht gar nicht an der aktiven Arbeitszeit sondern viel tiefer liegen. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.

Der zweite große Bereich der tatsächlichen Arbeitszeit ist die mentale Arbeit. Auch dieser Bereich kann schnell zu Unzufriedenheit führen, wenn Sie beispielsweise ständig mit den Gedanken bei der Arbeit sind und sich gar nicht mehr auf Ihre Partnerin oder das Gespräch mit der besten Freundin konzentrieren können. In meinem nächsten Artikel beschreibe ich, wie Sie mit einer solchen Belastung durch die mentale Arbeitszeit umgehen können und was es hier für Verbesserungsvorschläge gibt.

*Anregungen für diesen Grundsatz kamen insbesondere aus dem Buch „Schluss mit dem Spagat“ von Felicitas Richter, Südwestverlag 2015.

** Nach Tanja Bauer, „Die Kunst, freundlich Nein zu sagen“, Redline Verlag, 2008.

Judith Schmitz - Ihre Psychologische Beraterin im Kreis Heinsberg