Blog 7: Zeitmanagement – Judith Schmitz

Einfaches Zeitmanagement mit der Eisenhower - Matrix

Die To Do Listen werden immer länger und die Tage immer voller – am Ende verlieren wir den Überblick darüber, was wir eigentlich alles machen müssen und wie dringend welche Aufgaben sind. Und dann ist der Kindergeburtstag da und wir haben keine Schatzsuche vorbereitet oder wir stehen am Abend vor dem Hochzeitstag ohne Geschenk für den Partner (und ohne Idee) da. Das sorgt für negativen Stress und macht uns unzufrieden. Wir haben das Gefühl, dass wir versagen und es einfach nicht schaffen, unser Leben zu organisieren.

Hierfür kann es viele Gründe geben. Der Hauptgrund ist bei vielen von uns sicherlich, dass wir zu viele To Dos haben und unser Leben zu voll packen. Oft haben wir dann unser Lebensziel aus den Augen verloren und schwimmen einfach nur so im Alltag mit. Wie die Ausrichtung des Alltags an Zielen und Werten funktionieren kann, erklärt folgender Blog-Artikel. Richten wir unseren Alltag nach unseren Lebenszielen aus, so fallen oft einige Aufgaben weg, da sie uns unserem Ziel nicht näherbringen. Hat ein Vater beispielsweise für sich definiert, dass seine aktuelle Priorität im Leben eine entspannte Familienzeit ist, wird er pünktlich Feierabend machen und keine Extraaufgaben auf der Arbeit übernehmen. Vielleicht wird er auch weniger Zeit im Schützenverein oder vor dem privaten Computer verbringen und dadurch mehr Zeit mit seiner Familie.

Dennoch kann es auch nach dieser Priorisierung passieren, dass wir (phasenweise) nicht wissen, was wir zuerst erledigen sollen und wie wir alles schaffen können. Hier kann ein gutes Zeitmanagement-System helfen. Jede*r muss natürlich für sich entscheiden, mit welcher Methode er oder sie am besten arbeiten kann. Ich möchte in diesem Artikel ein System vorstellen, das sich bei meiner Arbeit bewährt hat: die Eisenhower Matrix.

Vorbereitung: Die Inventur

Jedes Zeitmanagementsystem setzt voraus, dass wir alle unsere Aufgaben, Verpflichtungen und To Dos kennen. Das bedeutet, dass wir zunächst eine Art Inventur machen müssen, um festzustellen, was alles auf unserem Zettel steht.

Die Eisenhower - Matrix

Die Eisenhower Matrix ist nach dem amerikanische Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der sie angeblich erfunden hat, um so seiner Vielzahl an Verpflichtungen als amerikanischer Präsident Herr zu werden.

In diesem System werden die Aufgaben in vier Quadranten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit aufgeteilt.

Der Begriff „dringend“ kann hierbei selbst definiert werden. Je nachdem, auf welchen Zeitraum wir die Matrix beziehen, kann dringend bedeuten, dass die Aufgabe heute erledigt werden muss oder diese Woche. Den Zeithorizont können wir nach Bedarf anpassen.

„Wichtig“ ist in diesem Fall sehr subjektiv. Wir müssen bewerten, wie wichtig uns diese Aufgabe ist. Hier können Verpflichtungen stehen, die uns persönlich wichtig sind, wie beispielsweise, dass wir heute zum Sport gehen wollen. Oder auch Aufgaben, die für das Familiensystem wichtig sind, wie z.B. ein Geschenk für den Geburtstag der Oma nächste Woche einzukaufen. Die Bewertung ist dadurch natürlich subjektiv und es ist sinnvoll, sich vorher ein paar Gedanken über die Bedeutung von Wichtigkeit für jeden selbst zu machen – in Abgleich mit den persönlichen Lebenszielen.

Haben wir die Aufgaben in diese Kategorien eingeteilt, könnte das so aussehen:

Aufgaben aus Kategorie A sollten wir selbst möglichst bald erledigen. Sie haben die höchste Priorität und sind für uns am wichtigsten. Wie im Beispiel oben dargestellt, wäre das ein Geburtstagsgeschenk für die Oma zu kaufen oder eine wichtige Präsentation für die Arbeit fertigstellen.

Aufgaben aus Kategorie B sind zwar auch wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden. Sie werden dann erledigt, wenn Kategorie A abgearbeitet wurde oder wenn die Aufgaben dringend werden. In unserem Beispiel fällt die Steuererklärung in diese Kategorie. Sie bis zum 30.6. abgegeben sein, diese Aufgabe wird also zu einem bestimmten Zeitpunkt in die Kategorie A rutschen und dringend werden.

Aufgaben der Kategorie C sind dringend aber für uns nicht wichtig. Diese Aufgaben geben wir am besten ab. Beispielsweise können wir unseren Partner bitten, die Küche aufzuräumen, da wir es zeitlich nicht schaffen. Und vielleicht kann die Oma den Flicken auf die Hose des Kindes nähen.

Aufgaben der Kategorie D sind Aufgaben, die wir am ehesten fallen lassen können (und auch wollen). Sie sind uns nicht wichtig und sie laufen auch nicht davon. Wenn ich das neue Restaurant an der Ecke gesehen und mir gedacht habe, dass ich es gerne mal ausprobieren möchte, dieser Gedanke aber aktuell mehr Stress als Freude verursacht, dann fällt dieser Restaurantbesuch von der Aufgabenliste herunter. Es ist allerdings wichtig, dass wir uns hier fragen: was bedeutet das, wenn wir diese Aufgabe löschen. Löst es in unserem Bauch ein grummeliges Gefühl aus, wenn wir die Aufgabe fallen lassen? Dann sollten wir die Wichtigkeit dieser Aufgabe für uns nochmal hinterfragen.

Haben wir die Eisenhower-Matrix erstellt, gibt sie uns einen besseren Überblick über unsere To Dos, deren Dringlichkeit und ihre Wichtigkeit. Wir können diese Matrix auf Tagesbasis oder einmal wöchentlich erstellen – je nachdem, wie es grade passt. So gewinnen wir ein wenig mehr Struktur und lernen, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden.

Wenn Sie Unterstützung bei Ihrem Zeitmanagement benötigen, oder Sie das Gefühl haben, Sie werden von Ihren Verpflichtungen einfach nur erschlagen, melden Sie sich gerne bei mir und wir schauen uns in einem persönlichen Gespräch Ihre individuelle Situation an.

Quelle:

Covey, Stephen R.: Der Weg zum Wesentlichen. Der Klassiker des Zeitmanagements. Campus Verlag, 7. Erweiterte Auflage, 2014.

Judith Schmitz - Ihre Psychologische Beraterin im Kreis Heinsberg